审查指南之专利申请与事物处理

　　专利申请案卷由案卷夹和各种文件组成。

　　1．1　案卷夹

　　案卷夹用于保存文件，同时也用于记录案卷的重要内容，因此案卷夹是案卷的一个重要组成部分。

　　当案卷夹遭到自然或人为的损坏需要更换新的案卷夹时，应当将案卷夹上的全部记录移至新案卷夹上，并将原案卷夹与案卷同时保存，不得随意销毁。

　　案卷夹设有二个文件装订条二个文件袋。

　　第一装订条上装订申请人向专利局提出专利申请时首次递交的各种文件（含专利申请文件和其他文件）和受理通知书正本。

　　第二装订条上装订提出专利申请之后产生的其他文件。

　　第一文件袋用于存放尚未处理或者尚未处理完毕的各种文件。

　　第二文件袋用于存放公报袋。公报袋内存放公开或者授权文件。

　　案卷夹的封面、封二、封三和封底分别用于记载流程、费用、法律状态等以及文件名称。

　　1．2　文件

　　专利申请案卷中的文件主要来自下列四个方面：

　　（1）申请人就一项发明创造向专利局提出一件专利申请要求获得专利权时，依法提供的专利申请文件及其附件。

　　（2）专利局在对专利申请文件进行审查过程中，审查员作出的一系列决定和通知以及申请人应审查员要求作出的各种答复；

　　（3）提出专利申请之后申请人主动办理各种手续时的文件及证明材料。

　　（4）在专利审批和授权后专利权有效期间内，任何人依法对该专利申请或者专利提出的各种文件以及专利局、复审委员会、人民法院等部门对这些文件审理后产生的文件。

　　上述文件经过处理、立卷、归档形成案卷的重要组成部分。

　　　　　　　2．立卷原则

　　2．1  立卷时应当遵守下列原则：

　　（1）真实原则。收集的内容应当是申请人、专利权人、利害关系人、审查员等在申请专利、专利申请的审批、授权后各个法律程序中产生的原始文件。这些文件不得随意替换、删除、补充和涂改。需要更正的应当作出更正决定并说明理由。

　　（2）独立原则。每一件专利申请建立一份独立的案卷，以该专利申请的申请号命名，该命名使用于案卷存在的全过程。

　　同一申请人对若干专利申请案卷办理内容完全相同的手续时，应当分别对所在专利申请提出请求，这些文件将被归入各自的案卷中。申请人不得使用“参见”的方式省略文件。证明文件可以只用一份正本和若干副本，但应当注明正本所在案卷的案卷号。

　　专利局向同一申请人发出内容相同的通知或决定时，均应当一件专利申请一份通知或者决定，不得省略。

　　（3）时间顺序原则。当事人依法向专利局办理各种手续，对提出的各种文件应当及时处理，并及时立卷归档；专利局审查员在审理过程中作出的各种通知或者决定也应当及时立卷归档。

　　专利申请案卷按各文件处理时间的先后顺序立卷。

　　2．2　记载

　　2．2．1　文件的记载

　　案卷内全部文件（包括收文和发文）应当按先后顺序用阿拉伯数字连续编页码并记载在案卷夹的相应栏目内。

　　申请人提出专利申请时首次提交的各种文和受理通知书按下列顺序装订、编页码并记录在案卷夹上的封三上，其顺序为：请求书、优先权声明、说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明书附图（外观设计专利申请是请求书、优先权声明、图片或照片、简要说明）。

　　申请人提出专利申请后主动提交的各种文件或者应审查员要求提交的各种文件和任何人依法对该专利申请提出的各种文件都应当记载在案卷夹封四的收文栏内；审查员作出的各种通知或者决定应当记载在案卷夹封四的发文栏内。记载的内容包括文件名称、收发文日期和该文件所在的位置（页码）。

　　2．2．2　费用记载

　　收到各种费用时，应当将费用名称、缴费情况记录在案卷夹封二上。办理需要缴费的手续时，首先复核费用记录情况，办完手续时对该记录作出处理日期。

　　2．2．3　法律状态记载

　　专利申请的重要法律状态，特别是结案状态，应当记载在案卷夹封面和封三的相应栏目内。

　　2．2．4　流程记载

　　专利申请案卷在专利审批程序中运转情况（主要是进入各程序的时间），应当记载在案卷夹封面的相应栏目内。

　　2．2．5　其他记载

　　分类号、所属审查部门、各种标记（优先权标记、实审请求标记、保密标记、减缓标记等），应当记载在案卷夹封面相应的栏目内。

　　2．3　记载方式

　　本章2．2中所称的记载应当由立卷归档人进行。例如，申请人首次提交的文件由受理处立卷并记载；分类号、申请所属审查部门由分类审查员或者实质审查员立卷并记载；各种通知和决定由审查员记载并由流程管理人员立卷；申请人提供的其他文件由流程管理人员记载并由各责任审查员或事务处理人员立卷。

　　记载应当使用蓝色或黑色圆珠笔或钢笔，不得使用铅笔等易擦去字迹的工具来实现。

　　记录有误需要更正时，由经办人在更改处签章，并使被更正的内容依然可见。

　　2．4  整理与分册

　　审批程序结束时，应当对专利申请案卷进行整理。

　　当案卷内文件总页数超过105页时应当分册保管。分册时，应当考虑到文件的不可分割性，要在各分册的封面作出明显标记，并且还要在首册上注明册数（含首册）。

　　　　　　　3．法律效力

 

 

　　专利申请案卷是对专利审批、复审、撤销、无效、侵权诉讼、权利争议等法律程序的真实记录。

　　申请人提出专利申请之后，在审批程序和其他程序中可能对申请文件进行修改，这种修改可能导致公布的文本与原始文件不相一致。审查员对专利申请进行审查时应当以原始文本为依据，对符合规定的修改给予考虑，并在授权文本中加以确认和公告。

　　　　　　　4．查阅和复制

 

 

　　专利局对公布前的发明专利申请、授权公告前的实用新型和外观设计专利申请负有保密责任。在此期间，专利局除有关初审人员和实审人员（公布前进入实审的发明专利申请）外，任何人不得查阅和复制专利申请案卷。申请人因未留原稿对审查意见书答复有困难的，书面请求复制原始文件，经批准后可以办理。（法21）

　　任何人均可向专利局请求查阅和复制公布后的发明专利申请案卷和授权后的实用新型和外观设计专利申请案卷；经专利局批准后按规定办理。（细则91．1）

　　4．1  允许查阅和复制的内容

　　申请人提供的专利申请文件和对审查员的答复文件，审查员依法作出的各种正式决定和通知，当事人依法对专利申请或者专利提出的正式文件均属于允许查阅和复制的范围。

　　审批程序中，申请人为了说明技术特征而提供的保密资料，申请人的隐私材料，专利局各级领导对审查员的指示和对申请文件的批示等均属于不允许查阅和复制的范围。

　　4．2  查阅和复制程序

　　查阅和复制专利申请案卷中的文件，应当按照下列顺序进行：

　　（1）请求人提出书面请求并缴纳规定费用；

　　（2）专利局工作人员到案卷所在部门提取案卷，依照本章4．1中的规定对案卷进行整理，取出不允许查阅和复制文件；

　　（3）与请求人约定查阅时间并发出查阅通知书；

　　（4）查阅人凭查阅通知书到指定地点查阅文件；对需要复制的文件进行复制；

　　（5）专利局工作人员对查阅完毕的专利申请案卷重新整理后退回所在部门。

　　　　　　　5．保存期限和销毁

　　5．1　保存期限

　　已结案的专利申请案卷可分为：授权前结案（视为撤回、主动撤回和驳回等）的案卷和授权后结案（视为放弃专利权、主动放弃、未缴年费失效、专利权期满和无效等）的案卷两种。

　　授权前结案的案卷的保存期为3年；授权后结案的案卷保存期为5年。保存期自结案日起算。（细则91．2及．3）

　　分案申请案卷的保存期从最后结案案卷的结案日起算。

　　重要的专利申请案卷经主管局长批准后可不定期延长保存期限。

　　5．2　销毁

　　销毁前通过计算机作出案卷销毁清册，该清册记载被销毁的案卷的案件号、基本著录项目、销毁日期。清册经主管局长签署销毁命令后，由主管案卷部门实施销毁工作。

　　　　　　　第五章　保密

　　　　　　　1．保密的范围

 

 

　　专利法第四条规定保密的范围是：涉及国家安全或者国家重大利益两个方面的发明创造。专利法实施细则第八条第一款规定，专利局受理的涉及国防方面的国家秘密需要保密的发明专利申请，应当移交国务院国防科学技术主管部门设立的专利机构审查。专利法实施细则第八条第二款规定，专利局受理发明专利申请后，应当将需要进行保密审查的申请转送国务院有关主管部门审查。

　　综上所述，专利局进行保密审查的范围仅限于涉及国家重大利益的发明专利申请。

　　　　　　　2．保密的基准

 

 

　　保密的基准另行规定。

　　　　　　　3．保密的程序

　　3．1  保密请求的提出

　　（1）由申请人提出

　　发明专利申请人认为其发明涉及国家重大利益，应当在提出专利申请的同时，在请求书上作出要求保密的表示，也可以在提出专利申请之后，专利局准备公布该申请之前（即自申请日或者优先权日起15个月内）用书面方式提出保密请求。

　　（2）由专利局提出

　　审查员在进行分类时，将发明的内容涉及国家安全或者国家重大利益的发明专利申请挑选出来。

　　3．2  保密的确定

　　保密审查员根据保密基准对已经提出保密请求的专利申请进行审查，并根据不同情况确定是否需要保密，其程序如下：

　　（1）发明内容涉及国家安全的，根据专利法实施细则第八条第一款规定移交国防专利局进行审批，并通知申请人。

　　（2）明显不需要保密的，应当作出不予保密的决定，并通知请求保密的申请人。申请人对决定不服的，应当在规定期限之内提交国务院主管部门（按行业归口）或者国家保密局认为应予保密的证明文件，期满未提交的，该申请按一般申请处理，并通知申请人。

　　（3）不能确定是否需要保密的，应当把申请文件复印件（包括请求书、说明书、说明书附图、权利要求书和摘要）送交国务院有关主管部门审查；有关主管部门应当在收到该申请之日起四个月内，将审查结果通知专利局，专利局应当将审查结果及时通知申请人。国务院有关主管部门在规定时间内未答复的，由保密审查员确定是否准予保密，并通知申请人。申请人对其发明未被确定保密不服的，应当在专利局指定的期限内提交国家保密局认为应予保密的证明文件；期满未提交的，该申请将按一般专利申请处理，并通知申请人。（细则8．2）

　　（4）需要保密的，保密审查员可以直接确定应当保密，并通知申请人。

　　申请人对专利局确定保密不服的，可以向行政复议处申请复议。

　　3．3  保密专利申请的审批程序

　　保密审查员应当对确定需要保密的专利申请案卷作出保密标记，建立保密文档位置状态卡，在对该专利申请作出解密决定之前，对其进行管理。

　　保密专利申请的初步审查和实质审查均由专利局指定的审查员进行。

　　初步审查按照与一般发明专利申请相同的其准进行。初步审查合格的保密专利申请不予以公布，已有实质审查请求并缴纳审查费的，直接进入实质审查程序。

　　实质审查按照与一般发明专利申请相同的基准进行。经实质审查没有发现驳回理由的，作出授予专利权通知，并由保密审查员通知申请人办理专利权登记手续。

　　保密专利申请的授权公告仅公布专利分类号、专利号、专利申请日和颁证日。

　　　　　　　4．解密的程序

　　4．1  解密请求的提出

　　（1）由申请人提出

　　保密专利申请的申请人或者保密专利的专利权人可以书面提出解密请求。

　　（2）由专利局提出

　　专利局每两年对保密专利进行一次复查，经复查认为不需要继续保密的，可以提出解密。

　　4．2  解密的确定

　　解密的决定应当在征求原认为需要保密的部门的意见之后由专利局作出。

　　申请人提出解密请求，应当附具原认为需要保密的国务院主管部门或者国家保密局同意解密的证明文件；未附具证明文件的，仍予以保密，并通知申请人。

　　专利局经复查认为不需要继续保密的，应当向原认为需要保密的国务院主管部门或者国家保密局征求意见，再确定是否需要解密；决定解密的，应当通知申请人。

　　4．3  解密专利申请（专利）的程序

　　保密审查员应当对已经解密的专利申请（专利）作出解密标记。

　　发明专利申请解密后，按一般专利申请进行审批程序和管理。

　　发明专利解密后，在专利公报的解密栏中予以公告、出版说明书单行本，并按一般专利进行管理。

　　　　　　　第六章　通知和决定

　　　　　　　1．通知和决定的产生

　　1．1  通知和决定

　　专利申请的审批程序和专利权授予后的程序中，审查员、复审人员、事务处理人员根据不同情况，将作出各种通知和决定。这些通知和决定主要有：受理通知书、审查意见书、补正通知书、视为撤回通知书、授予专利权通知书、办理登记手续通知书、驳回决定、复审决定、撤销专利权请求审查决定、专利权无效宣告请求审查决定等。

　　1．2  通知和决定的撰写

　　撰写通知和决定应当遵守专利法及其实施细则和本指南的有关规定。

　　1．2．1　组成

　　通知和决定一般应由下列三部分组成：

　　（1）著录项目。对于通知，该部分至少应当包括当事人姓名或者名称（当事人有两人以上，但属于同一方时，可以仅注明其代表人，但通知的内容对其所代表的全体当事人均发生效力）和通知所涉及的专利申请号；对于决定，该部分至少应当包括所有当事人姓名或者名称和决定所涉及的专利申请号。本部分最好还包括通知或决定所述及的专利申请的发明创造名称。

　　（2）正文。该部分至少应当包括通知和决定的名称、内容和结论。

　　（3）结尾。该部分至少应当包括通知专利局印章和发文日期。

　　1．2．2　撰写

　　通知和决定的用语应当简洁，在作出不利于当事人的通知或决定时，应当说明理由，并指明后续法律程序。

　　通知和决定一般应当打字或者印刷，对于文字较少的，可以用手工书写。手工书写时。应当字体工整，字迹清晰，不得涂改。

　　1．3  通知和决定的份数

　　在专利申请的审批程序中，通知和决定一般为一式两份。正副本各一份；在专利的撤销和无效宣告程序中，通知和决定的份数根据参加程序的有关方数目来确定。

　　正本由经办人员签字或者盖个人名章（需要审核的，同时由审核人员加盖个人名章），注明发文日期，存入案卷中；副本加盖中国专利局或者专利复审委员会审查业务用印章并注明发文日期后送交当事人。

　　　　　　　2．通知和决定的送达

　　2．1  送达方式（细则5）

　　2．1．1　邮寄

　　邮寄送达文件是指通过邮局把通知和决定送交当事人。除另有规定外，邮寄的文件应当挂号，并应当登记挂号的号码、收件人地址和姓名、文件类别和所涉及的专利申请号。

　　2．1．2　直接送交

　　经专利局同意，专利代理机构可以在专利局指定的地点，按接收通知和决定。特殊情况下，经专利局同意，当事人也可以在专利局指定地点接收通知和决定。

　　除受理处窗口当面交付受理通知书和文件回执外，当面交付其他文件时应当办理登记签收手续。特殊情况下，应当由当事人在通知和决定的正本或者申请案卷上签字并记录当事人身份证件的名称、号码和签发单位。

　　2．1．3　公告

　　文件送交地址不清无法邮寄，或者因地址不详被邮局退回的通知和决定，专利局可以在专利公报上通知公告方式通知当事人。自公告之日起满一个月，该文件视为已经送达。当事人见到公告后，可以向专利局提供详细地址要求重新邮寄有关文件，但送达日仍按照自公告之日起满一个月计算。

　　2．2　收件人

　　2．2．1　当事人未委托专利代理机构

　　申请专利、提出撤销专利权请求或者提出专利权无效宣告请求又未委托专利代理机构的，以申请人或者请求人为通知和决定的收件人。当事人是自然人时，收件人为该自然人；当事人是单位时，收件人为该单位（有联系人的，应当注明该联系人的姓名）；当事人有两个以上时，收件人为请求书中第一署名人或者代表人。

　　2．2．2　当事人委托专利代理机构

　　在专利代理委托书规定的权限范围内，通知和决定的收件人为该专利代理机构。

　　专利代理机构指定了专利代理人的，收件人为该代理人。专利代理人有两个的，收件人为该两名专利代理人。

　　2．2．3　其他情况

　　当事人无民事行为能力的，通知和决定的收件人是法定监护人或者法定代理人（仅适用于专利局已被告知情况下）。